Интеграция SharePoint с другими приложениями

Sharepoint интеграция
Все чаще компании сталкиваются с задачей интеграции решения Microsoft SharePoint Portal с различными системами ERP-, CRM-, BPM-классов. Цель этого процесса – расширение функциональности, повышение производительности и удобства работы сотрудников. Интеграция SharePoint может быть реализована с любыми модулями этих систем.

Платформа Microsoft SharePoint обладает богатыми возможностями по интеграции с внешними системами, как то ERP (SAP R3, Microsoft Navision, 1C и др.), CRM, BI, Project (Oracle Primavera, Microsoft Project), OCR и другими.

Microsoft SharePoint поддерживает принцип сервис-ориентированной архитектуры (СОА). И кроме наличия готовых сторонних модулей, значительно расширяющих функционал платформы, а также web-сервисов и их расширений,  платформа позволяет создавать новые. В зависимости от сложности задачи для создания новых расширений и функционала могут использоваться возможности как самой платформы без использования программирования (принцип настройки), так и такие средства как Microsoft SharePoint Designer и Microsoft Visual Studio.

Интеграция используется для решения следующих задач:

  • Перенос из CRM- или ERP- системы в SharePoint процесса согласования документации. Как правило, эти системы не располагают техническими возможностями согласования документации (или других данных). При интеграции с SharePoint документ, к примеру, договор, можно прикрепить к карточке «Сделки» в CRM-системе. Фактически файл договора уходит в SharePoint, а в CRM сохраняется только ссылка на этот договор. После загрузки файла автоматически запускается процесс согласования этого договора в SharePoint. Всю актуальную информацию по статусам согласования можно увидеть в интерфейсе SharePoint, либо настроить отображение этой информации в Microsoft CRM. 
  • Сбор заявок. Это особенно актуально для ERP-систем. В SharePoint можно организовать, например, сбор заявок в бюджет и их загрузку в ERP-систему. Такой подход имеет следующие преимущества:
    • экономия на закупке лицензий ERP-системы (не нужно покупать пользовательские лицензии ERP для сотрудников, которые создают заявки в бюджет, но не используют другие функции системы);
    • экономия времени на формирование заявок и на изучении сложной функциональности ERP-системы, благодаря интуитивно понятному интерфейсу SharePoint;
    • возможность настроить процесс согласования таких заявок: по одной заявке, по всем заявкам подразделения или целиком для всей компании. 
  • Динамическое отображение общих финансовых показателей компании и любой другой информации на портале, которая будет поступать из ERP- или CRM-системы. Есть возможность создавать консолидированные отчеты по информации, собранной из разных систем.

Бонусом хранения документации в SharePoint является поддержка версионности файлов - всегда можно посмотреть, кто изменял договор и найти любые предыдущие версии файла.

SharePoint обеспечивает развитую инфраструктуру для интеграции внешних источников данных, от простого объединения данных SQL Server в Web-части Data View до сложных задач извлечения информации из SAP и других бизнес-систем с использованием каталога BDC. В одних случаях для интеграции достаточно нескольких щелчков мышью в мастерах SharePoint Designer, в других может потребоваться участие бизнес-аналитика, эксперта по XML и одного или нескольких специалистов по API-интерфейсам и структуре данных внутренних систем.

Независимо от сложности, первый шаг, как в любом проекте, требует ясного определения требований. Четкое понимание, какие данные нужно извлечь в SharePoint, каким способом их показать и как пользователи будут взаимодействовать с ними, поможет лучше планировать внутренние механизмы.